香港核數公司要你交四樣文件：有限公司核數少一樣就要等

香港有限公司的帳基本上每年都要核數，核數公司開工前要你交四樣東西：整個年度全部銀行帳戶的月結單、全部銷售及採購單據、合約及股東往來紀錄、上一年度的核數報告及會計帳。有限公司為甚麼走不開這一步：利得稅報稅表要連同經核數的財務報表一併交稅務局。例外只有少數情況，例如已按《公司條例》把不活動特別決議交到公司註冊處的公司，才可以不附交經核數財務報表；單是業務停頓並不自動豁免。資料齊備，核數師才開得了工；少了一樣，多數就要等齊才繼續。

香港有限公司核數前先對清交易

不少公司不是沒有留資料，而是資料各自分散。平台顯示一間公司，收款銀行屬於另一間公司，合約由股東簽署，帳目又只按銀行流水入數。核數師追問時，管理層才發現沒有一套文件能連起整段交易。

準備核數時，先把實際交易看清楚，再處理文件。公司註冊地只是其中一環；收入來源、管理安排、客戶、倉儲、實益擁有人及紀錄是否一致，同樣影響核數資料。涉及稅率、門檻、罰款、期限或其他數字，應按當時規則及公司文件核對。

核數準備支援

• 交易梳理：把股東、公司、平台帳戶、銀行收款、合約、發票、倉儲及貨物流放在同一條交易線上看。
• 審計責任脈絡：把核數準備、帳目整理、核數師協調和報稅支援相關的報稅、登記、備案、核數或資料申報責任列出來，讓管理層知道先後次序。
• 核數檔案：將平台報表、銀行流水、合約、發票、會計帳及公司文件整理成核數師可追查的工作檔。
• 核數協調：協助內部財務、外部會計、公司秘書及核數師對接，減少臨近提交才四處補文件。資料整理和核數協調多數可以遙距進行；文件簽署、身份核驗及公司秘書安排則按個案處理。
• 資料延續：新增平台、倉庫、客戶地區、股東或交易模式後，及早更新文件，避免下一個核數期重做。

核數工作檔怎樣使用

工作檔會列明香港有限公司的交易位置、支持文件、資料負責人及仍須補交的項目。管理層可據此回答誰售貨、誰開票、誰收款、誰持有平台帳戶及誰簽署文件，讓核數準備連回日常營運。

電商賣家應先核對平台報表和銀行入帳；服務公司應整理合約、收入來源和管理安排；控股或投資架構則先理清股權鏈及公司文件。無論哪類公司，核數時的每項說明都要有文件佐證。

跨境賣家的核數難點

Amazon account、TikTok Shop、Shopify store、收款帳戶、香港銀行、供應商、海外倉及會計帳，平日看似分屬不同工作。到香港有限公司核數時，卻要回到同一個問題：交易由哪間公司承擔、款項進了哪個帳戶，以及文件能否說明實際商業安排。

管理層、財務、營運、平台負責人、會計、核數師及公司秘書看到的資料，應能互相接上。對跨境賣家而言，company structure、sales channel、payment flow、inventory record、purchase document、platform reconciliation 與核數期內的帳目，必須連成同一套事實。

核數準備通常會碰到 owner information、beneficial ownership、profits tax file、audit schedule、platform settlement、refund record、advertising fee、logistics fee 及 inventory movement。未必每項都要提交，但越早把資料歸類，核數時越少臨時補件。

跨境賣家的平台、銀行、公司及供應商文件本來就中英並行。核數重點不是把文件改成同一種語言，而是讓交易說明、支持文件及待辦事項前後一致，管理層和核數師都能接手。

管理層怎樣使用核數檔

核數準備最怕責任不清。誰保管文件、誰處理平台資料、誰回覆銀行、誰聯絡會計或核數師，應在工作檔中列明。公司結構、交易、付款、文件缺口和下一步事項放在同一處，管理層才不用反覆追問。

無論是 Amazon seller、TikTok seller、Shopify seller 或 trading company，核數資料都應能持續更新。工作檔記錄 source document、responsible company、evidence location、review status、signature status 及 archive location，讓團隊知道哪些資料已齊，哪些仍待核對。

給銀行、平台、核數師及公司內部使用的文件，目的並不相同。銀行說明不能直接取代核數支持文件，平台材料也不應代替帳務依據。資料版本和說法須清楚區分，避免同一交易出現互相矛盾的解釋。

同時涉及 Hong Kong company、US company、供應商、平台結算及庫存資料時，核數先抓住收入、成本、收款、發票和合約這條主線，再處理退款、平台扣費、股東墊款及跨公司分攤等例外項目。

核數後的日常留檔

首次整理後，平台對帳、銀行說明、帳務歸檔、公司資料更新及下個核數期的準備，可納入日常流程。每次保留清楚紀錄，下一次核數便不用重新拼湊交易資料。

為何要以審計角度整理資料

EasyTax 是 Amazon SPN certified service provider，亦是 TikTok TSP certified service provider，業務覆蓋美國、香港和中國內地。香港公司核數前，平台數據、公司架構、銀行收款及不同主體的文件往往需要一起看，才不會留下解釋斷點。

跨境團隊常見情況是：創辦人在香港，營運在深圳或廣州，美國公司對接平台，香港公司收款或持股，貨物則經不同倉庫流轉。核數資料要反映整段安排，中英文件也要能對得上。

香港公司核數問題

公司核數何時開始準備？ 建議在開設新公司、新平台、轉換收款帳戶、增加倉庫或開展新的跨境交易時，就同步整理文件，核數時便不用臨時補找。

沒有香港本地團隊，可以準備核數嗎？ 多數資料整理和核數協調可以遙距進行；文件簽署、身份核驗、公司秘書及核數師要求，則按實際安排處理。先整理文件清單，可減少反覆補件。

香港公司核數最先要準備哪些資料？ 通常先整理公司註冊文件、股東及實益擁有人資料、平台報表、銀行流水、合約、發票、物流或倉儲紀錄，以及相關期間的會計帳。重點是資料能否互相對上。

核數前要先對清甚麼？ 先核對平台報表和銀行入帳是否對得上。服務公司則先整理合約、收入來源和管理安排；控股或投資架構先理清股權鏈及公司文件。無論哪類公司，核數時的每項說明都要有文件佐證。

本文只作一般資料參考，並不構成稅務或法律意見。文中涉及的稅率、門檻、限期及表格，均須在申報或執行前由 EasyTax 團隊按個案核實。